1. Controller

Contract Cost Care Ltd
Mytilinis 46, 3048 Limassol, Cyprus
Phone: +49 821 4554 6363 · Email: contract@costcare.cc

2. Contact for Data Protection Matters

For all data protection matters and to exercise your rights, you can reach us at: Contract Cost Care Ltd, contract@costcare.cc.

3. Supervisory Authority

The competent supervisory authority is the Cypriot data protection authority (Office of the Commissioner for Personal Data Protection, Nicosia). Data subjects who are habitually resident in Germany or Austria may additionally contact the supervisory authority with local jurisdiction over them.

4. General Information and Legal Bases

We process personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and Cypriot data protection law (Law 125(I)/2018). Depending on the case, the legal bases are: consent (Art. 6(1)(a)), performance of a contract or pre-contractual measures (point (b)), legal obligation (point (c)), or legitimate interest (point (f)). The applicable basis in each case is stated in the following sections.

5. Hosting

This website is hosted by Cloudways; the servers are located in the European Union. A data processing agreement is in place with the provider. The legal basis is our legitimate interest in the reliable provision of the website (Art. 6(1)(f)).

6. Server Log Files

When the website is accessed, log data is automatically collected (browser type and version, operating system, referrer URL, hostname of the accessing computer, time of the request, IP address) and processed for the technically error-free provision and security of the website (Art. 6(1)(f)). The storage period is 7 days; after that, the data is deleted automatically.

7. Contacting Us

If you contact us via the contact form, by email, or by phone, we process the information you provide in order to handle your inquiry. The legal basis is Art. 6(1)(b) where there is a contractual relationship, otherwise Art. 6(1)(f); where consent has been given, Art. 6(1)(a). The data remains with us until your inquiry has been dealt with or you request its deletion; statutory retention periods remain unaffected.

8. Appointment Booking

We use Microsoft Bookings to schedule appointments. The booking calendar is merely linked and not embedded in the website — no content from Microsoft is loaded when you visit our website. Microsoft's data protection provisions only apply once you follow the link.

9. Fonts

To ensure a consistent appearance, we use fonts that are provided locally on our server in the EU (self-hosted). No connection to third-party servers takes place and your IP address is not transmitted to third parties. The legal basis is Art. 6(1)(f).

10. No Analytics or Tracking Tools

This website does not use any web tracking, analytics, or advertising tools and does not create user profiles.

11. Applicant and Employee Data

We process applicant and employee data in order to initiate and carry out the employment relationship. The legal basis is § 26 BDSG in conjunction with Art. 88 GDPR as well as Art. 6(1)(b) GDPR. Rejected applications are deleted no later than six months after the conclusion of the application procedure, unless there is consent to longer storage or statutory retention obligations exist.

12. Customer Data / Processing in the Analysis Business

12.1 As part of our contract analysis, we process the service contracts provided by the customer. Where we process on behalf of the customer, this is done on the basis of a data processing agreement (Art. 28 GDPR). For our own purposes, such as the anonymized benchmark methodology, we act as an independent controller.

12.2 The tools and AI models used in the analysis process are operated in the European Union.

12.3 Before any processing by an AI model, contract data is anonymized following a fixed process; identifying information is removed.

12.4 Where we use sub-processors (EU hosting as well as an AI model operated in the EU that receives exclusively anonymized data), they are bound by a data processing agreement with equivalent obligations.

13. Transfers to Third Countries

Processing for the website and the analysis business takes place in the European Union; a transfer to third countries is not envisaged. Should a service have a third-country connection in an individual case, a transfer only takes place with the safeguards of Art. 44 et seq. GDPR (adequacy decision or standard contractual clauses).

14. Your Rights

You have the right to access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20), and to object (Art. 21) to processing based on Art. 6(1)(f). You may withdraw any consent given at any time with effect for the future. You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (section 3).

15. Storage Period and Deletion

We store personal data only for as long as the respective purpose exists or statutory retention periods require it. Our deletion concept applies to client and contract data; after the analysis is completed or handed over, deletion takes place automatically. Statutory documentation and retention obligations remain unaffected.

16. SSL/TLS Encryption

To protect the transmission, this website uses SSL/TLS encryption, recognizable by "https://" in the address bar and the padlock symbol.

17. Changes to This Privacy Policy

We adapt this privacy policy when the legal situation or our processing changes. The version published on this website at any given time applies.

Last updated: August 2026

1. Verantwortlicher

Contract Cost Care Ltd
Mytilinis 46, 3048 Limassol, Zypern
Telefon: +49 821 4554 6363 · E-Mail: contract@costcare.cc

2. Kontakt in Datenschutzfragen

Für alle Anliegen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter: Contract Cost Care Ltd, contract@costcare.cc.

3. Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde ist die zyprische Datenschutzbehörde (Office of the Commissioner for Personal Data Protection, Nikosia). Betroffene mit gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland oder Österreich können sich zudem an die für sie örtlich zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

4. Allgemeines und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem zyprischen Datenschutzrecht (Law 125(I)/2018). Rechtsgrundlagen sind je nach Vorgang: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), Vertrag oder Vertragsanbahnung (lit. b), rechtliche Verpflichtung (lit. c) oder berechtigtes Interesse (lit. f). Die jeweils einschlägige Grundlage nennen die folgenden Abschnitte.

5. Hosting

Diese Website wird bei Cloudways gehostet; die Server stehen in der Europäischen Union. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

6. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden automatisch Logdaten erhoben (Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Zeitpunkt der Anfrage, IP-Adresse) und zur technisch fehlerfreien Bereitstellung und Sicherheit verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Die Speicherdauer beträgt 7 Tage; danach werden die Daten automatisch gelöscht.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bei Vertragsbezug, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f; soweit eine Einwilligung erteilt wurde, Art. 6 Abs. 1 lit. a. Die Daten verbleiben bei uns, bis die Anfrage erledigt ist oder Sie die Löschung verlangen; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

8. Terminbuchung

Für die Terminvereinbarung nutzen wir Microsoft Bookings. Der Buchungskalender ist lediglich verlinkt und nicht in die Website eingebettet — beim Besuch unserer Website werden keine Inhalte von Microsoft geladen. Erst wenn Sie dem Link folgen, gelten die Datenschutzbestimmungen von Microsoft.

9. Schriftarten

Zur einheitlichen Darstellung verwenden wir Schriftarten, die lokal auf unserem Server in der EU bereitgestellt werden (self-hosted). Es findet keine Verbindung zu Servern Dritter und keine Übertragung Ihrer IP-Adresse an Dritte statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f.

10. Keine Analyse- und Tracking-Tools

Diese Website nutzt kein Webtracking, keine Analyse- und keine Werbe-Tools und erstellt keine Nutzerprofile.

11. Bewerber- und Beschäftigtendaten

Bewerbungs- und Beschäftigtendaten verarbeiten wir zur Anbahnung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Abgelehnte Bewerbungen werden spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine Einwilligung zu einer längeren Speicherung vorliegt oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

12. Kundendaten / Verarbeitung im Analysegeschäft

12.1 Im Rahmen unserer Vertragsanalyse verarbeiten wir die vom Kunden bereitgestellten Serviceverträge. Soweit wir im Auftrag des Kunden verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Für eigene Zwecke, etwa die anonymisierte Benchmark-Methodik, handeln wir als eigenständig Verantwortliche.

12.2 Die im Analyseprozess eingesetzten Tools und KI-Modelle werden in der Europäischen Union betrieben.

12.3 Vertragsdaten werden vor jeder Verarbeitung durch ein KI-Modell nach einem festen Prozess anonymisiert; identifizierende Angaben werden entfernt.

12.4 Soweit wir Sub-Auftragsverarbeiter einsetzen (EU-Hosting sowie ein in der EU betriebenes KI-Modell, das ausschließlich anonymisierte Daten erhält), sind diese per Auftragsverarbeitungsvertrag mit gleichwertigen Pflichten gebunden.

13. Drittlandübermittlung

Die Verarbeitung für Website und Analysegeschäft findet in der Europäischen Union statt; eine Übermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen. Sollte im Einzelfall ein Dienst einen Drittlandbezug haben, erfolgt eine Übermittlung nur mit den Garantien der Art. 44 ff. DSGVO (Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln).

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f gestützte Verarbeitung. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Ziffer 3).

15. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur, solange der jeweilige Zweck besteht oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies erfordern. Für Mandanten- und Vertragsdaten gilt unser Löschkonzept; nach Abschluss der Analyse bzw. Übergabe erfolgt die Löschung automatisiert. Gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

16. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt zum Schutz der Übertragung eine SSL-/TLS-Verschlüsselung, erkennbar an „https://" in der Adresszeile und dem Schloss-Symbol.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026